Waarmee dient u als werkgever rekening te houden bij privéonderzoek naar werknemers?

De nieuwe Wet van 18 mei 2024 tot Regeling van de Private Opsporing moderniseert de regels over privéonderzoek. Deze nieuwe wet vervangt en actualiseert de oude Wet van 19 juli 1991 tot Regeling van het Beroep van Privé-detective, met als doel om de rechtsregels beter af te stemmen op de hedendaagse praktijk van privéonderzoeken.

Binnen de arbeidscontext blijven de rechten van werknemers centraal staan. Werkgevers en privéonderzoekers moeten daarom zorgvuldig en proportioneel handelen bij onderzoeken waarbij werknemers betrokken zijn.

De wet is van toepassing op externe onderzoekers en werkgevers die interne onderzoeken uitvoeren. Bepaalde beroepen, zoals notarissen, advocaten en preventieadviseurs vallen buiten het toepassingsgebied.

*

Wanneer kan het aangewezen zijn om privéonderzoek uit te voeren?

Er zijn diverse situaties te bedenken waarbij het als werkgever aangewezen kan zijn om beroep te doen op een privéonderzoeker. Denk hierbij aan:

-       Interne onderzoeken naar fraude door een werknemer (o.a. fraude door ziekteverzuim)

-       Het verzamelen van aanvullend bewijs in geval van een ontslag om dringende reden

-       Onderzoeken naar oneerlijke concurrentie door een voormalige werknemer

-       Het opsporen van ongeoorloofde afwerving van personeel door een concurrerende onderneming

Privéonderzoek helpt negatieve publiciteit vermijden, biedt meer controle over het proces en beperkt schade.

Door samen te werken met de private sector, kunnen bedrijven dergelijke zaken binnen de privésfeer afhandelen. In plaats van de officiële rechtsgang te volgen, wordt eerst geprobeerd een financiële regeling te treffen of passende disciplinaire maatregelen te nemen.

*

Wat zijn de belangrijkste zaken waar u als werkgever rekening mee moet houden om het onderzoek conform de wet uit te voeren?

Dienen werknemers op voorhand in te stemmen met de mogelijkheid op het instellen van een onderzoek?

Uiterlijk op 16 december 2026 moet elke werkgever (die privéonderzoek wenst uit te voeren) een reglement opstellen over privéonderzoeken naar werknemers. Dit bevat de toestemming van werknemers en duidelijke regels over toegestane onderzoeksmethoden. Zonder dit reglement is verkregen bewijs ongeldig.

Bovendien mag de privéonderzoeker pas starten met het onderzoek nadat deze kennis heeft genomen van dit reglement.

Mag de werkgever zomaar starten met het onderzoek?

Voor de start van een onderzoek wordt een schriftelijk onderzoeksopdrachtdocument opgesteld met duidelijke omschrijving  van de opdracht en haar gerechtvaardigde doeleinden. Dit document moet tevens worden ondertekend door zowel de werkgever als privéonderzoeker.

Als de onderzoeker in dienst is van de werkgever, volstaat een opdrachtenregister met daarin de duidelijke omschrijving van de opdracht en de begin-en einddatum van het onderzoek.

Welke beperkingen gelden er aan het onderzoek?

In tegenstelling tot de oude wet, is de privéonderzoeker nu verplicht te controleren of de werkgever een gerechtvaardigd belang heeft. Dit belang ontbreekt als de opdracht onwettige doeleinden nastreeft, zoals het stalken van een persoon of het onterecht verdacht maken van iemand. De gerechtvaardigde belangen moeten duidelijk worden omschreven in het onderzoeksopdrachtdocument.

Voor bepaalde onderzoeksmaatregelen is bovendien voorafgaandelijke toestemming vereist van de persoon die onderzocht wordt. Dit geldt bijvoorbeeld voor het afnemen van interviews (ongeacht of deze worden opgenomen) of bij een reconstructie van feiten.

Daarnaast zijn bepaalde onderzoekshandelingen expliciet verboden. Omdat privéonderzoekers zich vaak mengen in het privéleven van betrokkenen, heeft de wetgever specifieke regels opgesteld. Zo mogen onderzoekers geen middelen gebruiken die voorbehouden zijn aan politiediensten, in beginsel geen niet-publiek toegankelijke plaatsen betreden, geen provocatie toepassen en geen informatie gebruiken die onrechtmatig werd verkregen.

Bovendien verbiedt de wet het onderzoeken of verspreiden van bepaalde gevoelige informatie, zoals iemands politieke overtuigingen, vakbondslidmaatschap of seksueel gedrag.

Welke informatie dient te worden meegedeeld aan de werknemer?

Als de werkgever actie wilt ondernemen op basis van de verkregen informatie, moet hij dit aan de privéonderzoeker melden. De privéonderzoeker is vervolgens verplicht om de betrokken werknemer onmiddellijk schriftelijk op de hoogte te stellen van de volgende gegevens:

-       Identiteit van de verantwoordelijke

-       Aard en doel van het onderzoek

-       Begin- en einddatum van het onderzoek

-       Rechten op kosteloze inzage, aanvulling, correctie of verwijdering van onjuiste gegevens

Zolang de werknemer zijn rechten niet heeft kunnen uitoefenen, mag de informatie niet worden gebruikt. Deze informatieplicht is immers bedoeld om fundamentele rechten, zoals privacy en de bescherming van persoonsgegevens, te waarborgen en biedt transparantie naar werknemers toe.

Mogen de onderzoeksresultaten ook worden aangewend voor andere doeleinden?

De vertrouwelijkheid van alle persoonsgegevens die tijdens een privaat onderzoek zijn verkregen, moet strikt worden gewaarborgd. Deze gegevens moeten bijgevolg uitsluitend worden gebruikt voor de uitvoering van de betreffende onderzoeksopdracht.

De privéonderzoeker mag aan de werkgever enkel informatie overdragen die direct verband houdt met de opdracht zoals beschreven in het onderzoeksopdrachtdocument. Het is de onderzoeker, op straffe van nietigheid, daarom verboden om informatie uit één onderzoeksdossier te gebruiken in een ander dossier.

Wie controleert de naleving van de wet?

De naleving van de wet wordt gecontroleerd door verschillende instanties. De gegevensbeschermingsautoriteit ziet toe op inbreuken met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. Daarnaast voeren politiediensten en specifieke inspecteurs controles uit. Tot slot beschikt ook de rechter over een controlebevoegdheid.

Wat zijn de eventuele gevolgen van niet naleving van de wet?

Privéonderzoeken moeten uitgevoerd worden in overeenstemming met de wettelijke voorschriften. Bij overtreding kan het onderzoeksresultaat in bepaalde gevallen automatisch als nietig worden beschouwd. Daarnaast kan een wetsovertreding ook leiden tot administratieve sancties.

***

Heeft u na het lezen van deze nieuwsbrief nog verdere vragen over de wetgeving inzake privéonderzoek. Neem dan gerust contact met ons op via info@lijnrecht.be, www.lijnrecht.be, via onze sociale media of via telefoon op het nummer 012/26.22.22. Wij staan met een uitgebreid team klaar om al uw vragen te beantwoorden.

Sven MECHELS                                                                            Guy SCHIEPERS
Advocaat                                                                                        Advocaat-vennoot